Omdrejningspunktet for at skabe fairness

Balancen skal findes både mellem parterne og mellem hændelser i fortiden og planer for fremtiden. Her er en metode som Proactive Review (proaktiv vurdering) en nærliggende mulighed.

Proactive Review
”Deltagerne afdækker først vigtige hændelser i deres fælles fortid for derefter at se ind i fremtiden, hvor de planlægger, hvordan de vil forbedre arbejdsprocesser, services, produkter, eller kontakt med samarbejdspartnere.”
(Ditte Kolbæk, Forandring og læring i organisationer, 2020.)

Proactive Review er udviklet i den globale IT-virksomhed Oracle i perioden 2005-2012, fordi ledelsen ønskede at medarbejderne skulle lære af hinandens succeser og fejl på tværs af fag- og landegrænser.

Formålet er at lægge vægt på de faktiske erfaringer og skabe forandringer nedefra og op i organisationen. Samtidig åbner processen også for, at kunne inddrage kunder og samarbejdspartnere, så både interne og eksterne partnere er med til at tage ejerskab over de faktiske udfordringer og deres løsning.

Det efterfølgende er en modificeret tilgang, der er tilpasset en opfattelse af ledelse, hvor ligeværdighed, dialog og gensidig respekt for arbejdsliv, faglighed og ansvar er fremherskende.

Hvad er lederens rolle?
Ledere, mellemledere, teamledere, teamkoordinatorer, projektledere, tillidsmænd og valgte medarbejdere kan alle være mødeledere i forbindelse med FairJob, afhængig af i hvilke situationer konceptet anvendes. For FairMUS er det naturligt, at det er den personaleansvarlige leder.

Mødelederens vigtigste opgave er at skabe tillid og troværdighed om dialogen ved at

• skabe klarhed om vilkår og muligheder i situationen,
• involvere deltagerne ved at skabe mening om fremtidige muligheder og
• forklare beslutninger, der tages på Fair Dialog-mødet og følge op på gennemførelsen.

1. Skab oplæg til Fair Dialog
1.1 Mødeleder downloader appen FairJob eller FairMUS
Download kan ske på både mobiltelefon og tablet. På pc kan appen tilgås på www.xxx.dk. Mødeleder opretter en valgfri kode, der tjener som adresse for den senere indsendelse af svar og som adgang til, at alle løbende kan se resultaterne af besvarelserne inden mødets start. Husk koden – vi registrerer den ikke.

1.2 Deltagerne downloader appen
På FairJob besvarer besvares deltagerne spørgsmålene om det eksisterende arbejdsmiljø. På FairMUS er der mulighed for at vælge hvilke vurderinger, der besvares som oplæg til dialogen.

1.3 Deltagerne indsender svar
Besvarelser af spørgsmålene gemmes kun på hver enkelt deltagers mobiltelefon, tablet eller pc. Derefter kan deltageren selv vælge hvilke besvarelser, der sendes videre til den adresse (kode) som mødelederen har oprettet.

Alle oplæg sendes anonymt, så det er ikke muligt at spore besvarelserne tilbage til den enkelte deltager.

FairJob opsamler løbende de indsendte svar i en samlet præsentation, som både mødeleder og deltagere har den samme adgang til.
Det er vigtigt at alle har set og taget stilling til den samlede præsentation inden mødet FairJob afholdes.

2. Afhold Fair Dialog
2.1 Indkaldelse til Fair Dialog
Mødelederen udsender Dagsorden for Fair Dialog nedenfor inden mødet og understreger vigtigheden af, at alle har sat sig ind i resultaterne af besvarelserne inden mødet.

2.2 Afholdelse af Fair Dialog
Derefter afholdes en Fair Dialog, hvor ledelse og medarbejdere sammen både ser bagud og fremad og kan vedtage fælles justeringer og fremtidige møder om udvikling.

Mødet afholdes ud fra denne dagsorden for Fair Dialog:

1. Skab klarhed om vilkår og muligheder ved mødet
2. Hvordan er status på nuværende job?
3. Hvad er der sket og hvorfor?
4. Hvilke ønsker er der til udvikling/ny jobudformning?
5. Hvad kan vi beslutte i dag?
6. Hvilke emner skal sættes på dagsordenen til næste møde?
7. Hvem har ansvar for handling?
8. Hvad har vi lært af mødet i dag?

Det er vigtigt at mødet holdes inden for rammerne af de resultater, som fremkommer via FairJob / FairMUS appen. Hvis der tilføjes yderligere emner bliver fokus uklart og mødet kan resultere i en øget uenighed.

Det er også vigtigt at huske at definitionerne af begreberne i appen ikke er entydige.

Derfor er det nødvendigt at alle mødedeltagere accepterer, at

Formålet er at opnå gensidig respekt for job og arbejdsliv

• Alle fortolkninger er legale
• Ingen har skyld
• Alle deltager på lige fod
• Mødet er fortroligt

3. Handling og opfølgning
Troværdighed er væsentlig for at kunne opnå den gensidige respekt, der er en af forudsætningerne for Fair Dialog.
Derfor er det væsentligt, at alle de beslutninger, der træffes på mødet også føres ud i livet. Det er det vigtigt at beslutte, hvem der er ansvarlige for udførelsen af de enkelte punkter og at følge op, så tidsplanen overholdes.

Sørg for at referater og tidsplaner dokumenteres på fælles wbsites eller intranet, så alle involverede parter altid har adgang til historikken. Her er det vigtigt at lægge vægt på fortroligheden i adgangen til data.

Vi anbefaler at anvende udfyldelsen af appen som opfølgning, når forbedringer er gennemført, så udviklingen af job og arbejdsliv kan fortsætte.

4. Fair-kultur
Omdrejningspunktet for FairJob er, at der kan skabes en kultur, hvor der gensidigt lægges vægt på

• Samarbejde mellem parterne
• Mening som fokus i arbejdslivet
• Frisprog som giver åben dialog

Samarbejde opstår, når der er tale om at løse fælles opgaver, hvor der er et fælles ansvar for udførelsen af opgaverne, tillid til at være anerkendt blandt de øvrige deltagere og tillid til at ens input i dialogen er ønsket.

Mening i arbejdet skabes dels ved at kunne se sammenhæng mellem ens eget bidrag til af det samlede produkt/serviceydelse, dels ved at man selv kan se, at ens bidrag giver mening i forhold til et højere formål som fx at helbrede patienter, at beskytte klimaet, at sikre genbrug af materialer, at sørge for gode måltider. Det er vigtigt, at der er tale om en høj kvalitet, man som ansat kan være stolt af.

Frisprog opstår, når der skabes et fælles sprog om jobbet, der gør det muligt at kunne tale åbent om de perspektiver, muligheder og begrænsninger, der er i situationen.

Frisprog skabes ud fra en gensidig tillid. Det forudsætter en ydmyghed i forhold til at erkende, at man ikke kender alle svar eller at kunne indrømme at en opgave er udfordrende. Ved at spørge til andres mening og idéer skabes tillid til, at deltagelse er ønsket og ved at lytte til idéerne skabes tillid til at deltagelse er værdifuldt.